采購(gòu)人員需具備的能力

才能方面

（一）成本意識(shí)與價(jià)值分析能力

采購(gòu)支出系構(gòu)成銷貨成本的主要部分，因此采購(gòu)人員必須具有成本意識(shí)，精打細(xì)算， 錙銖必爭(zhēng)，不可“大而化之”。其次，必須具有“成本效益”觀念，所謂“一分錢一分貨”，不可花冤枉錢，買品質(zhì)太好或不堪使用之物品。隨時(shí)將投入“成本”與產(chǎn)出（使用狀況——時(shí)效、損耗率、維修次數(shù)等）加以比較。此外，對(duì)報(bào)價(jià)單的內(nèi)容，應(yīng)有分析的技巧，不可以“總價(jià)”比較，必須在相同的基礎(chǔ)上，逐項(xiàng)（包括原料、人工、稅費(fèi)、稅金、利潤(rùn)、交貨時(shí)間、付款條件等）加以剖析評(píng)斷。

（二）預(yù)測(cè)能力

在動(dòng)態(tài)經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，物品的采購(gòu)價(jià)格與供應(yīng)數(shù)量經(jīng)常調(diào)整變動(dòng)。采購(gòu)人員應(yīng)能依據(jù)各種產(chǎn)銷資料，判斷貨源是否充裕；與供應(yīng)商的接觸，從其“惜售”的態(tài)度，亦能揣摩物品可能供應(yīng)日絀；從物品原料價(jià)格的漲跌，亦能推斷采購(gòu)成本將受影響的幅度有多少。總之，采購(gòu)人員必?cái)U(kuò)充視聞，具備“察言觀色”的能力，對(duì)物品將來(lái)供應(yīng)的趨勢(shì)能預(yù)謀對(duì)策。

（三）表達(dá)能力

采購(gòu)人員無(wú)論是用語(yǔ)言或文字與供應(yīng)商溝通，必須能正確、清晰表達(dá)所欲采購(gòu)的各種條件，例如規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期限、付款方式等，避免語(yǔ)意含混，滋生誤解。特別是忙碌的采購(gòu)工作，必須使采購(gòu)人員具備“長(zhǎng)話短說(shuō)，意簡(jiǎn)言賅”的表達(dá)能力，以免浪費(fèi)時(shí)間?！罢f(shuō)之以理，動(dòng)之以情”來(lái)爭(zhēng)取優(yōu)惠的采購(gòu)條件，更是采購(gòu)人員必須鍛煉的表達(dá)技巧。

（四）專業(yè)知識(shí)

采購(gòu)人員對(duì)其經(jīng)辦的產(chǎn)品，若能了解原料來(lái)源、組合過(guò)程、基本功能、品質(zhì)、用途、成本等，將有助與供應(yīng)商的溝通，并避免“敵暗我明”吃虧上當(dāng)。有了專業(yè)知識(shí)，更能主動(dòng)開(kāi)發(fā)新來(lái)源或替代品，有助于降低采購(gòu)成本。

品德方面

（一）臨財(cái)不茍得

采購(gòu)人員所處理的“訂購(gòu)單”與“鈔票”并無(wú)太大差異，因此難免被“惟利是圖”的供應(yīng)商所包圍。無(wú)論是威迫（透過(guò)人際關(guān)系）或利誘（回扣或紅包），采購(gòu)人員必須維持“平常心”、“不動(dòng)心”，否則以犧牲公司權(quán)益，圖利他人或自己，終將誤人誤己?！爸乩x”之徒，實(shí)難勝任采購(gòu)職責(zé)。

（二）敬業(yè)精神

“缺貨或斷料”實(shí)為采購(gòu)人員最大之恥辱。固然造成料品短缺之原因甚多，若采購(gòu)人員不能抱持“舍我其誰(shuí)”的態(tài)度，負(fù)責(zé)調(diào)度所需之貨品或物料，則公司之損失，必將可觀。

（三）虛心與耐心

采購(gòu)人員雖然較占上風(fēng)，但對(duì)供應(yīng)商之態(tài)度，必須公平互惠，甚至不恥下問(wèn)，虛心求教，不可趾高氣揚(yáng)，傲慢無(wú)禮。與供應(yīng)商談判或議價(jià)的過(guò)程，可能相當(dāng)艱辛與復(fù)雜，采購(gòu)人員更需有忍耐、等待的修養(yǎng)，才能“欲擒故縱”，氣定神閑進(jìn)行工作。居于劣勢(shì)時(shí)，亦能忍讓求全，不慍不火，克盡事功。

買方的“付款條件”

有關(guān)付款條件，雖然買賣雙方都有各自的公司政策，買方希望付款時(shí)間愈晚愈好。相反，賣方當(dāng)然是認(rèn)為愈早愈好。買方有義務(wù)讓賣方了解其公司內(nèi)部的標(biāo)準(zhǔn)付款條件（在采購(gòu)模具時(shí)，通常有“階段性付款”的方式，如訂金30%，第一次試模30%，驗(yàn)收40%），賣方也可在報(bào)價(jià)時(shí)提出其不同的要求，最后的付款條件則需買賣雙方經(jīng)協(xié)議后所確定。在情況處于買方市場(chǎng)時(shí)，在競(jìng)爭(zhēng)性市場(chǎng)中供給超過(guò)需求，商業(yè)的經(jīng)濟(jì)力量?jī)A向于導(dǎo)致價(jià)格接近于采購(gòu)的預(yù)估價(jià)值，買方通常能以較優(yōu)的付款條件來(lái)要求賣方配合，如“記帳方式（O/A）”，T/T60天甚至90天。但處于賣方市場(chǎng)，因?yàn)樾枨蟪^(guò)供給甚多，情況則恰好相反。賣方一般會(huì)選擇較短的付款期來(lái)要求買方，如選擇“貨到付現(xiàn)（Cash on Delivery, C.O.D. ）”或“預(yù)付貨款（T/T in advance）”。

另外，對(duì)于付款條件尚需要明確注明其時(shí)間計(jì)算的“付款起算日”，在國(guó)際貿(mào)易中通常國(guó)內(nèi)供應(yīng)商一般是以出貨日（Shipping Date）、發(fā)票日期（Invoice Date）或裝船日（On Board Date）來(lái)起算付款到期的時(shí)間。這時(shí)如果國(guó)外買主的認(rèn)定為抵達(dá)日（Arrival Date） 甚或到廠日（Receiving Date） 為起算日，中間就有可能相差一個(gè)月的時(shí)間，買賣雙方均不可不慎。

詢價(jià)項(xiàng)目的“交期”要求

交期的要求包括買方對(duì)采購(gòu)產(chǎn)品需要的時(shí)間，以及賣方需要多少時(shí)間來(lái)準(zhǔn)備樣品、第一批小量生產(chǎn)，及正常時(shí)間下單生產(chǎn)所需要的時(shí)間。供應(yīng)商雖然可依買方的要求來(lái)配合，不過(guò)交期的長(zhǎng)短關(guān)系著采購(gòu)產(chǎn)品的價(jià)格，買方應(yīng)視實(shí)際需要來(lái)提出要求，而非一味的追求及時(shí)供貨（ Just in Time, JIT ）。

詢價(jià)項(xiàng)目的“包裝”要求

包裝方式在供應(yīng)商估算價(jià)格時(shí)占有很大的一個(gè)比重，除了形狀特殊或體積龐大的客戶訂制品外，供應(yīng)商對(duì)于包裝都有其使用的標(biāo)準(zhǔn)紙盒、紙箱以及棧板等包裝材料。

“運(yùn)送地點(diǎn)”與“交貨方式”

運(yùn)送地點(diǎn)的國(guó)家、城市、地址及聯(lián)絡(luò)電話與傳真都必須要清楚的告訴供應(yīng)商。國(guó)內(nèi)買賣的交貨方式常以鐵路、公路為主，國(guó)際采購(gòu)中的運(yùn)送地點(diǎn)與交貨方式則決定了價(jià)格的計(jì)算。如果要求賣方來(lái)以CIF報(bào)價(jià)，無(wú)論海運(yùn)或空運(yùn)，運(yùn)輸費(fèi)與保險(xiǎn)費(fèi)當(dāng)然由賣方來(lái)負(fù)擔(dān)。隨運(yùn)送距離的遠(yuǎn)近會(huì)有不同的計(jì)費(fèi)方式，除非買方指定空運(yùn)，供應(yīng)商通常以海運(yùn)為基礎(chǔ)報(bào)價(jià)，因?yàn)楹＿\(yùn)是最經(jīng)濟(jì)的一種交貨方式。

驗(yàn)貨

到貨后要馬上進(jìn)行驗(yàn)貨，先查看型號(hào)再清點(diǎn)數(shù)量。只要購(gòu)買的品種不是很多的話，一般不會(huì)有錯(cuò)。之后進(jìn)行抽檢，對(duì)重要參數(shù)進(jìn)行測(cè)試，如有錯(cuò)誤要立即通知對(duì)方處理。